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Beneficios de integrar sistemas de gestión

La integración de sistemas de gestión de acuerdo con estándares es una decisión estratégica por la que optan cada vez más organizaciones. Ofrece beneficios estratégicos, organizativos, operativos y económicos, entre los que se puede lograr la optimización y reducción en recursos y tiempo, la simplificación y reducción de la documentación o una gestión más eficiente de los procesos de la organización, entre otros. En resumidas cuentas, aporta beneficios relacionados con la mejora de la actividad empresarial en sus relaciones con sus clientes, empleados, sociedad, entidades financieras, etc.; en definitiva, con sus stakeholders. El proceso de integración de los sistemas de gestión es un reto para las organizaciones. Los costes, dificultades y riesgos van a depender del área de actividad, tamaño, ubicación y estructura de la organización, así como del alcance de sus sistemas, el número de sistemas que quiere integrar y su grado de madurez. Cada organización debe analizar en profundidad estos aspectos para poder determinar qué estrategia, método y modelo de integración son los más adecuados a sus características e intereses. Una vez la organización tiene claro los aspectos anteriores, comienza el proceso de integración de los sistemas. Para finalizarlo con éxito resulta imprescindible realizar estos cuatro pasos:

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El apoyo, compromiso e implicación de la alta dirección, a través de:

La aprobación del proceso de integración como una decisión estratégica. La designación del responsable del proyecto que, además de poseer una visión global de la organización y de sus procesos, deberá tener capacidad de liderazgo, negociadora y de intermediación; así como la creatividad y empatía necesarias para implicar a toda la organización en el proceso y superar las resistencias al cambio y a la colaboración que pueda ir surgiendo en su desarrollo. Si la estructura de la organización es compleja por tamaño o tipo de actividad, puede ser recomendable establecer un comité de integración, constituido por los responsables de departamentos, procesos o sistemas que se vayan a integrar. La asignación de los recursos necesarios.

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Realizar un buen diagnóstico para conocer en profundidad la organización, incluyendo, entre otros, los siguientes aspectos:

Los procesos de la organización y sus interacciones, los responsables de estos y las funciones y responsabilidades asociadas a cada uno de ellos. Los sistemas de gestión de la organización que se pretenden integrar, considerando: El grado de desarrollo de cada uno de ellos, herramientas TIC, documentos y registros que lo componen. El grado de cumplimiento de los requisitos establecidos. Metodologías y herramientas con mayor grado de aceptación en la organización. Las sinergias, duplicidades y carencias. Funciones y responsabilidades establecidas en los sistemas. Los recursos de que dispone la organización para afrontar la integración.

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Planificar todas las acciones y tareas asociadas al proceso de integración e implantación de las nuevas directrices para que se lleven cabo de forma controlada:

Es necesario establecer qué se va a hacer, quién y cuándo. Es aconsejable incluir en la planificación acciones de comunicación para difundir a toda la organización, los objetivos del proceso, su evolución y consecución.

Esta es una de las etapas más complejas de la integración, ya que requiere conocimiento de los requisitos de los sistemas que hay que integrar, experiencia en su incorporación a los procesos de la organización y flexibilidad para adaptarse a las particularidades propias del sector y de la organización.

Se debe considerar el mantenimiento de buenas prácticas que ya estén consolidadas en la organización y aprovechar las herramientas disponibles, si han demostrado ser eficaces.

Las acciones y tareas deben involucrar a las personas clave de los procesos y poner especial atención en sus interacciones, sin olvidar la opinión e impresiones de los trabajadores. Esta consideración, además de ofrecer puntos de vista diferentes y enriquecedores, favorecerá la posterior implantación y desarrollo del sistema, al sentirlo como propio.

A medida que se vayan definiendo los nuevos procesos y las nuevas funciones y responsabilidades, será necesario distribuir la documentación correspondiente y llevar a cabo las acciones formativas necesarias para garantizar su correcta aplicación.

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Adoptar mecanismos de seguimiento:

Con el objetivo de comprobar que las acciones incluidas en la planificación se han desarrollado conforme a los plazos previstos y se han obtenido los resultados deseados. En caso de que surjan desviaciones, dificultades e imprevistos será necesario ajustar la planificación e incluir los cambios que garanticen la finalización con éxito del proceso de integración.

Cuatro pasos para integrar con éxito sistemas de gestión